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“喂,同学你好,你GPA要加权的还是算数的,你去哪个国家留学呢?”

记一场特殊毕业季的大会战

单位(作者):教务处 | 来源:本站原创 | 更新时间:2020-07-03 | 点击数:

今年的毕业季很特殊,有很多会战,学生行李打包寄送算一个,学生毕业证学位证寄送算一个,还有一个,虽鲜为人知,但是每年都是个“硬骨头”,今年“尤为难啃”,是什么呢,它就是出国留学用学习证明的制作。

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从前这项工作是由教务处老师和学生共同完成的,学生自己填写制作双证确认件的登记表、自己到自助机打印成绩单和GPA、自己分份、封装、粘贴和盖封口章;我们除了做好各种准备工作外,主要制作学生的双证确认件、在已密封并盖好章的信封上签字即可,可以说是学生自己做自己取。即使这样,至少需要紧张工作一周左右的时间,每年毕业季是我们最最忙碌的季节。

今年由于疫情原因,学生无法返校,但需要的纸质学习证明一样也不能少,甚至比往年更多,为什么呢?

这里一波三折。北京疫情连续向好,学生可以自愿返校,我们像往年一样准备就好了。为了避免学生集中来制作,我们按照学生返校的不同时间段,设计了制作的流程,并广泛通知下去了。

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6月中旬,北京疫情发生突然变化,学生一律不得返校,疫情管控更加严格,原定的学生取件方案已不可取,邮寄也似乎存在一定风险,考虑暂停纸质件制作。

但学生的出国留学需求没有变,他们又迫切需要纸质件,没办法,只能硬着头皮重启。那天,当进入一个有280多名出国学生的交流群时,真的有点吓着了,压力山大呀,这么多“嗷嗷待哺的孩子”。

疫情之下,累月之不易,学生深恐未来不能制作学习证明,不急需的同学也恐慌入市,急需的同学则多打几份备用,结果就是邮件满天飞。那几日的申请邮件每天都百十来封,把负责整理邮件信息的老师眼睛都累花了。

就像我们没有预料到疫情突然来袭,学习证明制作也没有预料到今年前所未有的局面。合作形式由最初设想的老师做学生取,直接过度到老师做老师寄,学生在家接收邮件。如果有200个学生申请制作,那么这200个学生需要自己完成的工作量,现在完全压在几个老师身上,压力可想而知。

合作方式的改变,这一看似简单的变化,对我们来说却是增加好几重环节。其中最关键的是如何保证准确性,即投递材料种类、份数及封装要求的准确性。

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原来非常简单的事情,在不能面对面交流的情况下,变得复杂难懂。以GPA为例,有加权平均分成绩、有算术平均分成绩;加权平均分又有带专业课的和不带专业课的;有双学位的学生,他除了可以有主专业加权平均分,还可以有主专业加双学位的加权平均分,以及更进一步的,主专业带专业课且外加双学位的加权平均分。说起来复杂,实际,学生在自助机显示屏上一看就明白了,可是在邮件里说明白,可不容易。一方面,没想到会有这么多种,另一方面没考虑清楚自己到底需要哪种。如果只说要GPA,那坏了,我们不知道你要啥,我们不能替学生做决定,只好联系学生问明白才好。如果学生也不清楚,就让学生问问申请学校,或留学中介。

从前学生知道自己需要什么、需要多少、如何封装等,自己做就好了;现在则不然,学生需要将这些信息准确的传递给我们,由我们来做。大家都知道自己能做明白,不见得能说明白,说明白不见得能写明白,尤其让看邮件的老师看明白。所以基本每个申请学生至少接到过一次或两次我们的电话或语音询问。

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确认环节之外,就是制作环节,打印成绩单和GPA,打印证书复印件并盖章,然后是分份,装信封,粘贴,再盖封口章,然后签字,贴标签,要地址、最后才是寄送,全部手工操作,速度效率当然比不上全自动化的操作。(不过还没听说有全自动的呢)

制作过程中,我们认真细致严格把关,一定确保封进信装的材料和不封装的材料在种类和数量方面的准确性,否则学生在接到邮件的时候,看到不封装的材料不对,就会怀疑信封内的材料对不对。这会增加学生再次制作的几率,无疑也在增加我们自己的工作量。可是疫情期间老师们也伤不起,保证很好的抵抗力是必修课,否则无法继续为师生提供更好的服务。

原始的手工制作和电话联系,尽管办法笨一点慢一点,保证了准确性,为了学生值得一做。我们满足每个学生的各种申请要求,利用我们多年制作学习证明的经验,尽量替学生考虑,选择成绩高的GPA,或根据学生申请国家的不同,提供其他学生的经验以资借鉴等等。

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现在,这项工作基本接近尾声,我们很庆幸得到很多同学的理解和配合,得到很多同仁的帮助和鼓励,顺利完成这每年一轮的一场硬仗!

最后,想问问同学们你收到邮件了吗?满意吗?

(责编:杜嘉庆)